Etika Berkomunikasi Menggunakan E-mail
Fungsi aplikasi email digunakan untuk berkomunikasi akademik yang melampirkan dokumen seperti: Dokumen KP, TA, KKN, MBKM dan rekomendasi lanjut dsb.
Maksud penggunaan: Penggunaan email memberikan fasilitas penelusuran/tracing korespondensi dengan pembimbing, dosen wali, koordinator-koordinator departemen, ketua/sekprodi sehingga terdata dengan baik.
Tata cara penggunaan email pada Departemen Teknik Komputer Undip
- Menuliskan subyek e-mail
- Menuliskan kata pembuka/ sapaan
- Memperkenalkan diri
- Menyampaikan tujuan.
- Informasikan pada e-mail apabila menyertakan lampiran/ attachment.
- Perhatikan penggunaan dan penulisan Bahasa.
- Baca kembali pesan anda.
- Berikan waktu para dosen untuk menjawab, apabila dosen tidak memberikan balasan dalam waktu yang cukup lama, Anda bisa bertanya kembali dengan sopan. Karena bisa saja para dosen memiliki kesibukan lainnya sehingga belum sempat mengirimkan Anda e-mail balasan.
Subyek e-mail dituliskan dengan singkat mengenai tujuan mengirimkan pesan kepada dosen.
Dapat dituliskan dengan format: Tujuan – Nama Mahasiswa
Kata pembuka/ sapaan yang dituliskan dengan menyebutkan pihak yang dituju menggunakan bahasa yang sopan dan formal.
Saat memperkenalkan diri sebutkan nama lengkap, NIM, dan kelas.
Sampaikan perihal yang ingin disampaikan dengan jelas. Jika ada beberapa hal yang akan disampaikan, gunakan poin-poin untuk setiap perihal yang diajukan.
Sampaikan pada badan teks tentang lampiran yang disertakan, pastikan nama dan jumlah lampiran sudah jelas dan sesuai.
Saat menulis e-mail untuk dosen gunakan bahasa formal, hindari penyingkatan kata, perhatikan tanda baca, huruf kapital, penulisan nama, dan pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan (typo)
Sebelum mengirim e-mail, cek kembali pesan dan lampiran/attachment yang akan dikirim.
Baca juga Etika Berkomunikasi dengan Dosen Melalui Aplikasi Chat, Whatsapp